Gedragscode

1. Inleiding

Qamar Foundation Nederland (QFNL) zet zich in voor degenen die behoefte hebben aan de meest basale levensbehoeften. QFNL is uitgegroeid tot een professionele organisatie met activiteiten in tientallen landen via gerichte projecten. QFNL ondersteunt ontvangers van steun in elke fase van hun leven. In de afgelopen jaren is er intern en extern veel veranderd en QFNL verandert mee, gericht op de behoeften van diverse groepen. Ze heeft kennis en kunde opgedaan bij het aantrekken van donaties en zorgt ervoor dat deze daadwerkelijk degenen bereiken waar ze voor bedoeld zijn.

De missie en visie zijn een enorme uitdaging waar QFNL de samenwerking zoekt met nationale en internationale partijen. Het uitoefenen van haar maatschappelijke rol doet ze met trots en heeft daarbij de inzet van vrijwilligers hard nodig.

Bij QFNL streeft men ernaar een brancheorganisatie te zijn met als doel het vertrouwen van het publiek in fondsenwervende instellingen te bevorderen. Aan dit streven ligt deze gedragscode ten grondslag. Enkele basisprincipes zijn essentieel bij het uitoefenen van de taken en handelen conform de missie en visie van de stichting. Deze basisprincipes zijn:

Respect

Respect kenmerkt zich door het eerbiedigen van menselijke waardigheid en privacy, het geven van ruimte aan de eigen identiteit van personen en groepen; daarnaast heeft respect betrekking op keuzevrijheid en vrijwilligheid van personen en groepen; niemand hoort zich buitengesloten te voelen en er is algemene inclusie.

Transparantie

Transparantie staat voor het informeren van alle belanghebbenden over alle voor relevante gegevens van inhoudelijke en financiële aard; alle betrokkenen dragen bij aan een klimaat van vrijheid en een sociaal veilige omgeving, waarin iedereen zich verantwoordelijk gedraagt en op zijn of haar gedrag kan worden aangesproken.

Betrouwbaarheid

Betrouwbaarheid betekent dat men eerlijk en transparant is bij het uitvoeren van de werkzaamheden voor QFNL. Bestuursleden, werknemers, vrijwilligers en andere betrokkenen komen hun afspraken na en overleggen als dat niet lukt. Bij het uitvoeren van de werkzaamheden gaan zij zorgvuldig om met informatie en privacygevoelige gegevens waar zij voor de werkzaamheden voor QFNL toegang toe hebben. Tevens brengen zij zichzelf en anderen niet in verleiding tot het geven of aannemen van geschenken of gunsten voor persoonlijk voordeel.

Respectvol

1. Intern behandelen collega’s elkaar met respect. Daarbij wordt de eigenheid en diversiteit van iedereen gerespecteerd. De ander wordt in haar/zijn waardigheid gelaten, ook wanneer men het oneens is met elkaar. Er wordt met mensen gepraat en niet over mensen. Eenieder draagt bij aan een veilige en aangename werksfeer. Men let op het eigen vertoonde gedrag en ook op het vertoonde gedrag van anderen. Ongewenst gedrag zoals pesten, roddelen, agressie, geweld, discriminatie (in welke vorm dan ook) of (seksuele) intimidatie wordt niet getolereerd. Er wordt naar elkaar geluisterd en rekening met elkaar gehouden.
   
   
2. Binnen de stichting wordt toegezien op de juiste naleving van de gedragscode, daarnaast werken we met duidelijke regels en procedures. We maken gebruik van interne regels, algemene wet- en regelgeving, branche specifieke richtlijnen en regels bij samenwerking. Alle betrokkenen van de stichting worden hiervan op de hoogte gesteld en gewezen op de naleving van deze regels.
   
   
3. Als organisatie vertegenwoordigen we de stichting ten opzichte van donateurs en samenwerkingspartners. Dit betekent dat we hen altijd respectvol dienen te behandelen. Ditzelfde geldt ook voor de houding ten opzichte van collega’s en bedrijfsleiding onderling.

Social Media

Het gebruik van Social Media (Facebook, Twitter, etc.) is toegenomen onder internetgebruikers. Het is gemakkelijk om anderen op de hoogte te stellen van je bezigheden of andere activiteiten. Er kunnen ook minder positieve opmerkingen worden geplaatst die schadelijk kunnen zijn voor QFNL. Bij de uitvoering van de werkzaamheden is het zeer onverantwoord om foto’s te plaatsen met militairen of personen met wapentuig. Tevens is het niet de bedoeling dat het beeld ontstaat dat vrijwilligers bij het uitreizen naar een bepaald land op vakantie zijn of op kosten van donateurs genieten van de lokale mogelijkheden. Een vrijwilliger dient zich te beseffen dat een ander onterecht het idee kan vatten dat de donaties niet voor de juiste doeleinden worden besteed.

2. Organisatie

1. De organisatie heeft een professioneel bestuur en toezicht en geeft ruimte aan betrokkenheid van belanghebbenden.
2. De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstelling op een duurzame en bedrijfsmatig verantwoorde wijze.
3. De organisatie kent een integere en open cultuur. Bestuurders en toezichthouders dragen dat uit en vervullen aldus een voorbeeldfunctie.
4. De maatschappelijke omgeving van de organisatie is divers, evenals de kring van externe belanghebbenden. Bestuurders en toezichthouders zijn zich hiervan bewust en gaan bij het realiseren van de maatschappelijke doelstelling zorgvuldig en op evenwichtige wijze om met de verschillende belangen.

3. Belangenverstrengeling

Belangenverstrengeling is een situatie waarin een bestuurder of toezichthouder meerdere belangen of functies heeft die elkaar raken. Belangenverstrengeling kan voor organisaties nuancering en zelfs noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld in het kader van fondsenwerving door bestuurders of de netwerkfunctie van toezichthouders. Bestuurders en toezichthouders zorgen voor een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie.

Ongewenste Belangenverstrengeling

Bepaalde vormen van belangenverstrengeling zijn ongewenst. Bijvoorbeeld als de belangen een zodanige invloed op elkaar hebben dat de onafhankelijkheid van een bestuurder of toezichthouder in het geding komt. Daardoor kan de organisatie worden beschadigd en vertrouwen en/of legitimiteit verliezen. Het bestuur en de raad van toezicht vergewissen zich van de onafhankelijkheid van hun leden. Bestuurders en toezichthouders hebben geen zakelijke of anderszinsge belangen of relaties met de organisatie anders dan als bestuurder of toezichthouder. Zij aanvaarden zonder voorafgaande goedkeuring van de raad van toezicht geen (neven)functies die gezien de aard of het tijdsbeslag raken aan hun functioneren.

Tegenstrijdig belang

Tegenstrijdig belang is een zodanig direct of indirect persoonlijk belang van een bestuurder of toezichthouder dat deze niet meer in staat is om de belangen van de organisatie op een integere, objectieve en onbevooroordeelde wijze te behartigen. Bestuurders en toezichthouders laten het belang van de organisatie prevaleren boven eigen belangen en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling van henzelf of hun naasten. Bestuurders en toezichthouders melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaffen hem daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit dan buiten de aanwezigheid van de betrokken toezichthouder(s) en/of bestuurder(s) of er sprake is van ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. De raad van toezicht geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden. Als er sprake is van tegenstrijdige belangen neemt de betrokken bestuurder of toezichthouder niet deel aan de voorbereiding, beraadslaging, besluitvorming en uitvoering van deze zaken.

4. Zorgvuldig besturen

Besturen staat voor het geven van richting aan het realiseren van de doelstellingen van de stichting. Dit heeft onder andere betrekking op het inrichten van de organisatie en het vormgeven van processen. Bedrijfsvoering staat voor de sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen die zijn gericht op het realiseren van de taken en doelstellingen van een organisatie. Van belang is het bevorderen van de continuïteit van het beleid van de organisatie.

1. Het bestuur handelt bij de vervulling van zijn taak steeds vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Het bestuur weegt daarbij de belangen van de organisatie en die van de interne en externe belanghebbenden op zorgvuldige en evenwichtige wijze af.
2. Het bestuur zorgt ervoor dat de integriteit en onafhankelijkheid die voor een hulporganisatie wezenlijk zijn, worden gewaarborgd. Het bestuur doet dit zowel intern als in de verhouding met subsidiënten, sponsoren en donateurs.
3. Het bestuur bevordert goede wederzijdse betrekkingen met de interne en externe belanghebbenden. Het bestuur stelt vast wie de belangrijke externe belanghebbenden zijn en voert daarmee periodiek overleg, gericht op het verwerven van vertrouwen, draagvlak en legitimiteit.
4. Het bestuur kan intern taken, aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden verdelen. In dat geval legt het bestuur zijn onderlinge taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling en werkwijze vast in het bestuursreglement, dat goedkeuring behoeft van de raad van toezicht.
5. Bestuurders zorgen dat zij goed toegerust zijn voor een adequate vervulling van hun functie en blijven daartoe steeds aan hun eigen ontwikkeling werken. De leden van het bestuur ondergaan jaarlijks een zelfevaluatie waarbij ze hun eigen functioneren beoordelen. De uitkomsten van de zelfevaluatie worden collectief en individueel besproken. De voorzitter van het bestuur is eerstverantwoordelijke voor de zelfevaluatie van het bestuur.
6. Het bestuur maakt het mogelijk dat medewerkers vermoedens van misstanden en onregelmatigheden zonder risico voor hun positie kunnen melden bij een vertrouwenspersoon of bij de voorzitter van de raad van toezicht als deze onregelmatigheden het bestuur of de raad van toezicht zelf betreffen.

5. Toezicht houden bij Qamar Foundation NL (toekomst)

Naar mate de stichting groeit willen wij gezien de aantal projecten en vrijwilligers in de toekomst toezicht houden bij Qamar Foundation NL door het vergaren van informatie over de naleving van specifieke vereisten door een project of werkwijze, het vormen van een oordeel hierover, en indien nodig, interveniëren. De Raad van Toezicht wordt dan belast met de volgende verantwoordelijkheid.

1. De Raad van Toezicht vervult zijn rol met inachtneming van de maatschappelijke doelstelling van Qamar Foundation NL. De Raad van Toezicht beoordeelt of het bestuur bij de uitvoering van zijn taken zorgvuldige en evenwichtige afwegingen heeft gemaakt tussen de belangen van de organisatie en die van interne en externe belanghebbenden.
2. De leden van de Raad van Toezicht houden actief, kritisch en stimulerend toezicht. Zij bewaken de maatschappelijke doelstelling en de continuïteit van Qamar Foundation NL. De Raad van Toezicht biedt ruimte aan het bestuur, erkennend dat besturen keuzes met zowel kansen als risico’s inhoudt.

• In overleg met het bestuur onderhoudt de Raad van Toezicht contact met belangrijke publieke en private donateurs van Qamar Foundation NL
• De Raad van Toezicht adviseert het bestuur, zowel anticiperend als reflecterend op beslissingen van het bestuur, zowel op verzoek als ongevraagd.
• Vanuit de rol van werkgever beslist de Raad van Toezicht over de profielschets, benoeming, arbeidsvoorwaarden, beloning, beoordeling, schorsing en ontslag van de leden van het bestuur. Bij de benoeming van een bestuurder toetst de Raad van Toezicht diens integriteit, kwaliteit en geschiktheid voor de bestuursfunctie.
• Toezichthouders treden op als ambassadeurs en vertegenwoordigen Qamar Foundation NL, in overleg met het bestuur, bij externe gelegenheden.
• De voorzitter heeft bijzondere taken: het voorbereiden van de agenda, leiden van vergaderingen, en zorgen voor zorgvuldige besluitvorming in de Raad van Toezicht. De voorzitter bewaakt het goede functioneren van de Raad van Toezicht, zowel collectief als individueel. Jaarlijks ondergaan de leden van de Raad van Toezicht een zelfevaluatie, waarin vragen over hun functioneren staan. De voorzitter bespreekt de uitkomsten van deze evaluatie collectief en individueel met de leden en is primair verantwoordelijk voor de evaluatie van de Raad van Toezicht. Qamar Foundation NL zorgt voor goede ondersteuning van de voorzitter.
• In situaties waarin mogelijk sprake is van belangenverstrengeling, tegenstrijdige belangen, onderlinge conflicten of calamiteiten bevordert de voorzitter een zorgvuldige behandeling en besluitvorming door de Raad van Toezicht. In dergelijke situaties fungeert de voorzitter als eerste aanspreekpunt voor het bestuur, de Raad van Toezicht en externe belanghebbenden.