Ontwikkelingsproces Projecten

Analyse:

1. Wij willen verschillende hulpprojecten realiseren basis van analyses van internationale organisaties in de meest arme landen
2. We realiseren hulpprojecten in landen en regio’s getroffen door oorlog en natuurrampen.
3. We realiseren hulp in regio’s en landen waarin donateurs hulp willen realiseren, afhankelijk van onze projecten en projectkaders.

Voorstel:

1. Projectvoorstellen komen van partnerorganisaties uit landen die behoefte hebben aan hulp.
2. Bovendien komen er vanuit het bestuur zo nu en dan projectvoorstellen, op basis van hun analyses in bepaalde regio’s en landen.

Goedkeuring:

1. De voorzitter controleert of voorstellen van partners voldoen aan de eisen en standaarden van QFN
2. Projecten die goedkeuring ontvangen worden aan het bestuur van QFN voorgesteld.

Toepassing:

1. Budget voor goedgekeurde projecten wordt overgemaakt naar het account van de partnerorganisaties.
2. Er wordt een datum vastgesteld voor het realiseren van de projecten.
3. Er wordt een vrijwilliger toegewezen vanuit QFN (indien mogelijk).
4. De vrijwilliger reist af naar het desbetreffende land(indien mogelijk).
5. Indien er geen vrijwilliger kan afreizen dan verwachten wij tijdens het realiseren van het project dat de inkoop documenten en bewijzen geleverd wordt voor het uitdelen.
6. De vrijwilliger (of het bestuur) controleert of er daadwerkelijk inkopen zijn gedaan voor het project.
7. Na controle van deze lijst wordt de hulp gedistribueerd.
8. Bij het distribueren van het hulp verwachten wij dat iedere ontvanger zijn naam, geboortedatum, handtekening en vingerafdruk op een document neerzet als bewijs dat ie hulp heeft ontvangen
9. Bij kleine projecten verwachten wij foto’s en video, maar is niet vereist om van iedere persoon een foto te maken
10. Bij grote projecten (waterputten, weeshuizen,  onderhoud van weeskinderen, etc) verwachten wij individuele foto’s en video’s waarin de donateur specifiek bij naam wordt genoemd.

Controle:

1. Nadat het project gerealiseerd is en de hulp gedistribueerd is, verzamelt de vrijwilliger alle facturen, naamlijsten van de mensen die hulp ontvangen hebben en het eindrapport.
2. Voor elk afzonderlijk project wordt er een ‘Controlelijst van Documenten’
3. Van de projecten wordt voldoende beeldmateriaal, zoals foto’s en video’s, verzameld.

Resultaat:

1. Projectdocumenten worden toegevoegd aan de ‘Controlelijst van Documenten’
2. Project documenten worden gearchiveerd in categorieën land en project.
3. Het project wordt gepromoot op social media kanalen
4. Van sommige projecten worden voor de donateurs rapporten, foto’s en video’s voorbereid en verstuurd.

Vereiste documenten

1. Ontvangst van geld door QFN
2. Inkoop facturen van ingekocht hulp
3. Documenten waarin de ontvanger zijn hulp heeft ontvangen (Volledig naam, geboortedatum, vingerafdruk, handtekening)
4. Beeldmateriaal zoals foto’s en video’s zoals vereist van kleine en grote projecten